아웃룩 규칙만들기 - 자동폴더정리

많은 회사에서 아웃룩을 쓰고 있을 것입니다.

아웃룩은 그냥 메일송수신으로 쓰기에는 너무 기능이 많은데요.

그 중에 규칙만들기를 사용하여 자동으로 폴더를 정리할 수 있게 한번 해볼게요.

규칙만들기의 기본 기능은 보내는 사람으로 많이 정리를 합니다.

하지만 어떤 사람이 여러가지 일을 할 경우 그리고 그 일 중에 아주 루틴한 일과 그렇지 않은 경우로 나뉠 경우 루틴한 일만 따로 폴더에 보관하면 넘쳐나는 메일을 그래도 좀 깔끔하게 할 수 있을 것 같습니다.

일단 해당 메일을 클릭해서 봅니다.

그러면 위와 같이 오른쪽 맨끝에 규칙이라고 보일 것입니다.

거기를 클릭하면 규칙만들기가 시작합니다.

아니면 아래와 같이 해당 메일 위에 커서를 놓고 우클릭을 하면 아래와 같이 나오며 중간에 규칙을 선택하고 규칙만들기를 누르면 됩니다.

그러면 아래와 같이 아웃룩 규칙만들기 창이 뜹니다.

여기 옵션을 보면 맨위에 보내는 사람으로 소팅할 수도 있고 제목에 다음 내용을 포함하여 할 수도 있습니다.

A팀장이 보내는 메일 중에 주간보고만 주간보고 폴더안에 넣고 싶다면 제목에 다음 내용 포함에 주간보고 라고 치면 됩니다.

다만 딱 이 글자 그대로 인식하지, 주간, 보고 이렇게 두 단어가 들어간 제목까지 인식하지는 않습니다.

이렇게 정리할 메일 규칙을 만든 후에 항목을 이동할 폴더를 체크표시하고 정리된 폴더를 선택합니다.

폴더선택시 새로 만들어서 할 수도 있고 해당 규칙에 해당하는 메일을 수신했을 때 소리가 나거나 알림창을 표시할 수도 있습니다.

긴급한 내용일거라고 추측되는 경우에는 이걸 활용해도 좋을 것 같습니다.

이렇게 만들고 나면 지금 실행할지도 체크할 수 있는데 대부분 체크하는 경우가 경험상 많았습니다.

이렇게 하면 끝인데요.

보통은 보내는 사람으로 소팅하는 경우도 많은데 제목으로 소팅하는 것도 제법 편리합니다.

특히 지우기는 뭐한데 메일 규칙적으로 오는 메일.

그런데 그걸 보내는 사람이 그런 메일만 보내는 것이 아니라 다른 주요한 업무도 보내는 사람일 때 제목으로 소팅하면 좋습니다.

하지만 그 사람이 갑자기 매일 보내는 메일의 제목을 좀 바꿔버리면 낭패죠.

특히나 띄어쓰기나 단어위치를 바꿀 경우에는 순간 놓칠수도 있으니 주의가 필요합니다.